Kết nối kho và vận tải để chủ động từng điểm bàn giao

Điểm bàn giao là nơi hai kế hoạch gặp nhau

Kho có lịch nhận/xuất, năng lực xếp dỡ và quy trình kiểm đếm riêng. Đơn vị vận tải có lịch điều xe, hành trình và điều kiện phương tiện. Nếu hai kế hoạch không được đối chiếu trước, xe tới đúng giờ vẫn có thể phải chờ.

Doanh nghiệp nên thống nhất thời gian tiếp nhận và đầu mối liên hệ trước ngày giao hàng. Khi có thay đổi sản lượng hoặc lịch xuất kho, cần cập nhật đồng thời cho các bên liên quan.

Xác nhận điều kiện tiếp cận và xếp dỡ

Địa chỉ chính xác là bước đầu. Cần biết thêm loại xe có thể vào, vị trí dừng, giới hạn chiều cao và điều kiện khu vực giao nhận. Kho có cầu dẫn hoặc xe nâng không đồng nghĩa thiết bị đó phù hợp với mọi kiện hàng.

• Khung giờ tiếp nhận, thủ tục vào cổng và yêu cầu đặt lịch.
• Loại phương tiện, kích thước kiện và vị trí giao nhận.
• Bên chịu trách nhiệm bốc xếp, thiết bị và nhân sự cần có.
• Số điện thoại người điều phối tại kho và người giao hàng.

Thống nhất đơn vị kiểm đếm

Một lô hàng có thể được mô tả theo thùng, kiện, pallet hoặc đơn vị sản phẩm. Hai bên cần thống nhất đang kiểm đếm theo đơn vị nào, có mở bao bì hay chỉ xác nhận số kiện bên ngoài.

Nhãn nhận diện nên giúp phân biệt từng lô và điểm đến. Khi có nhiều đợt xuất, hãy làm rõ kiện nào thuộc đợt nào để tránh lấy nhầm hoặc bàn giao thiếu.

Ghi nhận tình trạng ngay tại thời điểm giao

Trước khi hoàn tất bàn giao, đối chiếu số lượng trong phạm vi kiểm tra và tình trạng bao bì có thể quan sát. Nếu có móp, rách, ẩm hoặc sai lệch, cần ghi nhận theo cách đã thống nhất, kèm ảnh khi phù hợp.

Biên bản hoặc chứng từ bàn giao nên thể hiện thời gian, người giao/nhận và nội dung khác biệt nếu có. Xác nhận đã nhận kiện hàng không tự động thay thế việc kiểm tra chất lượng sản phẩm bên trong.

Kết nối với chặng vận chuyển tiếp theo

Hàng vào kho để lưu giữ, gom hoặc chia tách có thể tiếp tục đi cảng, sân bay hoặc địa điểm giao cuối. Lịch xuất kho cần được đối chiếu với thời hạn tiếp nhận của chặng sau.

Với kho ngoại quan hoặc CFS, còn cần kiểm tra tình trạng hồ sơ và điều kiện thực hiện công việc. Việc bố trí xe phải gắn với khả năng hàng thực tế được phép và sẵn sàng bàn giao.

Một danh sách kiểm tra trước ngày giao

Xác nhận lại lịch, địa chỉ, đầu mối, số kiện, phương tiện, thiết bị, chứng từ và chi phí chờ nếu có. Sau khi giao xong, lưu chứng từ bàn giao ở nơi các bộ phận liên quan có thể đối chiếu.

SEALLOGS kết nối trao đổi giữa nhu cầu kho bãi và vận tải để xây dựng phương án theo từng lô hàng. Phạm vi kiểm đếm, thao tác và trách nhiệm cần được làm rõ trước khi triển khai.